Archivos fotográficos: planificación, organización y comercialización

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Teniendo en cuenta la Lectura de Albert Blanch (1) el siguiente ejemplo pone en práctica las etapas de planificación, organización y comercialización de archivos fotográficos.
Caso: organizar y comercializar un archivo fotografico de 45.000 copias en papel (fototeca) perteneciente a una entidad deportiva fundada en 1902. Esta entidad, debido a su alto nivel economico, no solo tiene fotografias de los deportes que desarrolla (hipica, hockey hierba, polo, tenis, etc..) sino que ademas conserva imagenes de todas las personalidades de la realeza y de la alta burguesia de Catalunya y España, asi como fotografias de la evolucion de las instalaciones de la entidad. Como era costumbre, estas fotografias estan pegadas en albumes y carecen, en su mayoria de ningun tipo de documentacion.

Para la planificación del archivo hay que tener en cuenta los siguientes elementos

1. Características del fondos temáticos

Se trata de una fototeca de 45,000 fotos  (sobre hípica, hockey hierba, polo, tenis, etc..) en papel que pertenece a una entidad deportiva con alto nivel económico. A pesar de la naturaleza de la entidad la temática de la colección es variada (conserva imágenes de todas las personalidades de la realeza y de la alta burguesía de Catalunya y España, así como fotografías de la evolución de las instalaciones de la entidad).

Público objetivo: miembros de la entidad deportiva, revistas deportivas , prensa, editoriales, medios de comunicación, investigadores y público en general.

2. Características de los proveedores de las imágenes

Según se tiene entendido, el fondo corresponde a la entidad deportiva, sin embargo y en la fotografías recientes (5 a 10 años) se debe verificar su autoría, ya que posiblemente algunas no sean de la propiedad de la entidad.

3.    Estructura de la Web

Se precisa realizar las siguiente actividades:

– Un coordinador del proyecto

– Para documentar

a.    Organizar físicamente las fotografías
b.    Determinar los campos para la descripción y análisis de las fotografías
c.    Determinar criterios para seleccionar fotografías para ser comercializables o no
d.    Implementar un gestor de bases de datos de imágenes
e.    Contratar personal para selección y acomodación física (temporal)
f.    Contratar personal para descripción y análisis (temporal)

– Para digitalizar

g.    Adquirir un software de edición y compresión de imágenes (asegurar encriptación de imágenes para evitar su piratería)
h.    Adquirir un scanner
i.    Contratar personal para digitalización

– Para diseño de Web

a.    Contratar personal para diseño del web que incluye
a.    publicación de base de datos
b.    sistema de pago

–    Para marketing

a. Estudio de mercado y establecer estrategias de marketing

Sobre este punto, se precisará de personal para ordenar el fondo, pero a medida que esté organizado se debe evaluar la cantidad de personal que quedará para tareas de día a día

4.    Características del “host”

Por tratarse de una organización de alto nivel económico, se podría considerar la comprar de una memoria más al servidor, posible capacidad por ejemplo 1 TERABYTE. Aunque para este punto será necesario hacer un estudio sobre capacidad de almacenamiento teniendo en cuenta bajo que criterios se digitalizará.

5.    Tarifas y modo de cobro de las imágenes

Tener en cuenta las tarifas estándar en el sector comercial (www.aeapaf.org)

Como se tratan de copias digitales, habrá que controlar el coste de la copia y del soporte de entrega (CD-Rom. DVD, etc) así como el de la trasmisión si se realiza vía Internet.

El pago puede ser por sistema tipo compra con tarjeta de crédito, débito, etc.

6.    Flujo y procedimientos de entrada de imágenes

Este punto depende de evaluaciones periódicas al sistema para poder realizar los cambios pertinentes y aumentar ventas.

7.    Promoción del archivo

(1) Albert Blanch. Artículo 4.6. Planificación, organización y comercialización de archivos fotográficos [en linea]. En Cristòfol Rovira; Mari Carmen Marcos; Lluís Codina (dir.). Máster en Documentación DigitalBarcelona: Área de Ciencias de la Documentación. Departamento de Comunicación. Universidad Pompeu Fabra, 2012. http://www.documentaciondigital.org

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