Elementos estratégicos para la gestión del conocimiento

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Así como ocurrió con el término “información” en la década de los ochenta y noventa, en los últimos años la expresión “Gestión del Conocimiento” se ha convertido en un claro ejemplo de lo que los anglosajones denominan una “buzz word” (“palabra de moda”, literalmente). Es decir, se ha convertido en una expresión que todo el mundo utiliza, pero que muy pocos saben exactamente a qué se están refiriendo cuando la utilizan. Infinidad de empresas, economistas, creadores de contenidos, consultores, analistas informáticos, documentalistas e investigadores, entre otros muchos, declaran que actualmente se están dedicando a esta disciplina. Todos ellos, cada uno con sus particulares modos de enfocar las cosas, no presentan el menor reparo en proclamar su entrega incondicional a esta nueva empresa cuando, lamentablemente en muchas de las ocasiones, no tienen claro en qué consiste ni el alcance de este nuevo campo de actuación.

Definición de gestión del conocimiento

Encontrar una definición satisfactoria de Gestión del Conocimiento no es una tarea tan sencilla como en un principio podría parecer. Pero a partir de la literatura esbozar una definición. La Gestión del Conocimiento puede ser entendida como la disciplina que se encarga de diseñar e implementar un sistema cuyo objetivo es identificar, capturar y compartir sistemáticamente el conocimiento involucrado dentro de una organización de forma que éste pueda ser convertido en valor para esa organización. En un sentido amplio, el conocimiento se convierte en valor para una organización cuando éste contribuye de una manera clara a la consecución de los objetivos que persigue la propia organización.

Tipología de conocimientos

  • Conocimiento Tácito / Conocimiento Explícito
El conocimiento tácito se corresponde con ese conocimiento basado en la experiencia personal y en muchos casos se identifica con las habilidades del sujeto. De esta manera, saber nadar, saber ir en bicicleta, saber conducir un automóvil, saber hablar en público o saber articular y dirigir un grupo de personas, son varios ejemplos de este tipo de conocimiento. Por otro lado, el conocimiento explícito, en cambio, se caracteriza por ser directamente codificable en un sistema de representación como el lenguaje natural, por ejemplo. De esta manera, saber que el agua es H2O o saber que cuando a la fotocopiadora se le enciende la luz roja hay que cambiarle el cartucho de tinta, son dos ejemplos de este tipo de conocimiento.
  • Conocimiento Individual / Conocimiento Organizacional o Corporativo
Por conocimiento individual podemos entender todos aquellos conocimientos que posee un miembro concreto de una organización. Por tanto, el conocimiento individual de una persona está formado por todos los conocimientos tácitos y explícitos que ésta posee. El conocimiento organizacional o corporativo, en cambio, es aquel conocimiento que posee esa organización. Este conocimiento acostumbra a estar representado materialmente en algún tipo de documento. Las bases de datos y las patentes que ésta desarrolla son claros ejemplos de este tipo de conocimiento.
  • Conocimiento Interno / Conocimiento Externo

El conocimiento interno es aquel conocimiento que es crítico para el correcto funcionamiento de una organización. Si identificamos un laboratorio farmacéutico donde se desarrollan vacunas contra enfermedades tropicales como una organización, los conocimientos que poseen los químicos de ese laboratorio o las patentes que éstos desarrollan son dos buenos ejemplos de conocimiento interno de esa organización. Por otro lado, el conocimiento externo, en cambio, es aquel conocimiento que utiliza una organización para relacionarse con otras organizaciones. El conocimiento contenido en los informes publicados sobre la organización o el incluido en su web externa, son ejemplos de este último tipo de conocimiento.

Gestión del conocimiento en las organizaciones

La Gestión del Conocimiento posee una importante dimensión documental (accesible y compartido) al incluirse como parte fundamental del programa una gestión eficaz de los documentos que representan esos conocimientos implicados. Esta dimensión documental será tratada con mas detalle en el siguiente ítem.

Estrictamente hablando, y siendo consecuentes con lo que anteriormente hemos introducido, el conocimiento organizacional o corporativo no existe realmente: si el conocimiento es un tipo especial de estado mental que posee una persona, las organizaciones, al no poder tener estados mentales (al no tener un cerebro material que pueda sostenerlos, literalmente), no pueden tampoco poseer ningún tipo de conocimiento. De todas formas, en un sentido más lato, hablamos de conocimiento organizacional o corporativo para referirnos a aquella información que se corresponde con algún conocimiento concreto (que alguien posee), que se encuentra representada y que la organización es la propietaria de esa representación. En la misma línea, a partir de este punto, utilizaremos la palabra “conocimiento” en general tanto para referirnos a los estados mentales de los individuos como para referirnos a la representación (en documentos) de los contenidos informacionales de esos estado mentales (1)

Metodología de implantación de programas de gestión del conocimiento

  • Fase de análisis

Es necesario realizar dos operaciones que juegan un papel crítico dentro del proceso de implantación de un programa de Gestión del Conocimiento en una organización: la auditoría y el mapa de conocimiento.

La auditoría del conocimiento identifica qué es lo que realmente esa organización necesita saber -qué conocimiento precisa- para poder conseguir sus objetivos. No existe una única y estandarizada metodología a la hora de realizar una auditoria del conocimiento. Todo depende de las características propias que presenta la organización. Pero, en términos generales, para poder identificar estas necesidades ideales de información se acostumbra a diseñar y utilizar un protocolo de encuestas que se pasan selectivamente a los miembros de la organización. Una alternativa más efectiva a ese protocolo son las entrevistas personales con las personas clave de la organización.

El mapa de conocimiento, producto de la auditoria, es una recopilación y enumeración de todo el conocimiento (explícito, tácito, interno, externo, individual y corporativo) que se encuentra en la organización. Dentro de esta recopilación se suele incluir una taxonomía o clasificación de ese conocimiento. En ese mapa se representa no sólo el conocimiento, sino también el lugar (ya sean personas o documentos) donde reside ese conocimiento. Este mapa permite una navegación que pone de manifiesto las dependencias semánticas y los flujos de conocimiento existentes y habilita una manera sencilla de poder identificar el lugar donde se encuentra albergado ese conocimiento.

La última operación que se debe realizar en esta fase de análisis es la comparación de estos dos conjuntos de conocimientos. Esta comparación nos va a permitir obtener una serie de importantes beneficios.

  • Fase de diseño

Se realizan tres operaciones: la planificación del proceso de gestión de contenidos, el diseño conceptual de los recursos documentales y la estructura de la comunidad de Gestión de Conocimiento.

La conversión del conocimiento a un conocimiento corporativo, comporta que el conocimiento acabe siendo representado en documentos y que esos documentos o representaciones sean gestionados eficazmente por un sistema que permita que éstos puedan ser accesibles y compartidos por todos sus miembros. El primer paso para la creación de ese sistema gestor pasa necesariamente por la planificación del proceso de gestión de contenidos cognitivos.

El ciclo de vida de los contenidos cognitivos pasa necesariamente por el hecho de encontrarse publicados en un sistema documental. Por tanto,  la siguiente operación que se debe realizar es el diseño conceptual de esos recursos documentales. En términos generales, el sistema documental más adecuado para conseguir que los documentos que representan contenidos cognitivos puedan ser accesibles y compartidos por los miembros de una organización es una base de datos

Una vez que ya hemos realizado de forma adecuada la planificación del proceso de gestión de contenidos y el diseño conceptual de los recursos documentales, para completar la fase de diseño sólo nos queda definir cuál será la comunidad del conocimiento. Con la expresión “comunidad del conocimiento” sólo queremos designar al equipo o conjunto de personas que se van a dedicar (a tiempo parcial o completo) a realizar las tareas que se derivan de la implantación del programa de Gestión del Cocimiento en la organización.

  • Fase de implementación

En esta nueva etapa se realizan dos operaciones también muy importantes dentro del proceso: la implantación del programa piloto y su posterior migración al programa general de GC en la organización y el desarrollo integral de las herramientas tecnológicas.

Documento consultado

1. Mario Pérez-Montoro. Artículo 7.2. Elementos estratégicos para la gestión del conocimiento [en línea]. En Cristòfol Rovira; Lluís Codina (dir.). Máster en Documentación Digital. Barcelona: Área de Ciencias de la Documentación. Departamento de Comunicación Audiovisual. Universidad Pompeu Fabra, 2009. http://www.documentaciondigital.org

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