Archivos e Internet

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El prestigio profesional de la institución puede darnos referencia del grado de credibilidad y de seriedad de la información distribuida a través del web site. Pero cuando este indicador no parece o no nos es suficiente, pueden ayudarnos otros criterios:

Parámetros para un web site de calidad: criterios de evaluación cuantitativos y cualitativos

Criterios cuantitativos, como por ejemplo …

  • Tamaño documental e informático : número de páginas y de bytes
  • Densidad hipertextual : número de enlaces por página
  • Profundidad: número de niveles
  • Endogamia : número de enlaces internos
  • Validez hipertextual: tasas de enlaces válidos
  • Visibilidad: número de citas recibidas del mismo país (dominio)
O criterios cualitativos, como por ejemplo…
  • Identificación del web site (Página principal y secundarias o secciones)
  • Información general y presentación del servicio archivístico
  • Acceso a información sobre los fondos documentales y las colecciones
  • Referencias a otros servicios archivísticos en Internet
  • Reseñas generales sobre el servicio archivístico
  • Diseño del web site

Por otro lado, Codina combina criterios cuantitavos con cualitativos, valorando una serie de parámetros entendidos como características de los recursos digitales. Ver métodos

Pequeños consejos para diseñar un web site de archivo

Existen muchos manuales para el diseño de un web site. Lo que ya no es tan habitual es que el autor sea un archivero que, aparte de cuestiones de diseño y funcionalidad del site, tenga en consideración aspectos de contenido archivístico.

Diferentes clases de web sites de archivos

El web-folleto

Objetivo: simplemente dar a conocer la existencia del centro de archivo y de su fondo patrimonial a nivel general

  • Es el folleto o tríptico de difusión de la institución, pero en formato electrónico.
  • Vinculado a centros de archivos de ámbito territorial reducido, generalmente pertenecientes a pequeños municipios, que, gracias a la iniciativa personal del archivero, y aprovechando exiguos recursos, aprovechan
  • Internet como otro medio de divulgación.

El web de primera aproximación

Objetivo: aparte de la información general, ofrecer al usuario profesional, un instrumento de primera aproximación para discernir la oportunidad de su visita a la sala de consulta.

  • La información que ofrece permite al investigador tomar la decisión de si vale la pena desplazarse al archivo para realizar la consulta de sus fondos “in situ”, pero no ofrece, aparte de la información general englobada en el caso anterior, servicios adicionales accesibles en línea.
  • Suelen ser centros de archivo pertenecientes a la administración pública que cede al archivo una o varias páginas del web site institucional.

El web-instrumento de descripción

Objetivo: el usuario puede llevar a cabo la primera fase de su investigación a través del acceso en línea al instrumento de descripción, sin necesidad de desplazarse a la sala de consulta, sólo en el caso que desee consultar el documento. La visita también puede prepararse a través del correo electrónico.

  • El punto fuerte del web site y la concentración de esfuerzos reside en la descripción documental a través de la consulta de catálogos a nivel, en muchas ocasiones, de unidad documental.
  • Contenido: Suele aprovecharse la automatización del proceso descriptivo de los fondos para divulgar esta información de gran valía para el navegante-investigador. Véanse, a título de ejemplo de este tipo de sites, el apartado “Bases de datos de instrumentos de descripción electrónicos” en la selección final

El web site con servicios extras

Objetivos: Dar un mayor alcance al ámbito de servicio del centro de archivo por medio de un medio ya no tan nuevo, como es Internet, que permite obviar la territorialidad, la temporalidad, optimiza recursos ya existentes y abre la posibilidad de crear otros nuevos con una inversión mínima.

  • Son web sites que ofrecen no sólo información, sino también servicios diferenciados según el perfil del visitante: investigador, aficionado, ciudadano, estudiante, profesorado, etc.

El web-archivo virtual

Objetivos: permitir la consulta en linea a nivel de unidad documental por alguna de las razones anteriormente expuestas, o por la combinación de ellas.

  • Hablamos de archivo virtual cuando existe la posibilidad de consulta en línia de una serie documental a nivel de unidad. Es factible y aconsejable sólo tras un minucioso examen de pros y contras, pero los centros de archivo que nos ofrecen este servicio, suelen permitir el acceso (libre o restingido) a una o pocas series documentales
  • Contenidos: Base de datos cuya interrogación nos permite acceder a la descripción a nivel de unidad documental y también optar por la visualización de la imagen del documento escaneado.

El portal archivístico

Objetivos: La prestación de servicios a un colectivo o comunidad virtual

  • Actualmente parece que un web site ya se ha quedado corto. Ha aparecido el portal en tanto en cuanto es la puerta para iniciar la navegación y es el punto de encuentro para el grupo de usuarios afines a una temática concreta: la archivística.
  • Contenidos: muchos de los contenidos de diseño y de servicios son los mismos que el web site de archivo con servicios “extras”.

La Web 2.0

Objetivos: proporcionar nuevos servicios y nuevas maneras de proporcionarlos, no sólo a los usuarios de los centros de archivos, sino al colectivo profesional creando una red de conocimiento colectivo que cualquiera puede contribuir a enriquecer. Los contenidos vienen determinados en buena parte procedentes del feedback del usuario.

Estudio de caso

Escoge 1 ejemplo de web site relacionada con el mundo de los archivos y clasifícala según la tipología expuesta. Razona tu clasificación señalando aquellos aspectos de los web site que han determinado su inclusión en un determinado grupo.

Sitio Web seleccionado: El Portal archivo Carlos Esplá

Tipo: Web-instrumento de descripción

Características

  1. El punto fuerte del web site es la descripción documental a través de la consulta del catálogo y se puede ubicar hasta una determinada unidad documental. Esto se comprobó cuando en el buscador se realizó una búsqueda con el término “pasaporte”
  2. Si bien el usuario puede llevar a cabo parte de su investigación a través del acceso en línea del archivo descrito también puede contactarse con los responsables para consultas o visitas
  3. El Portal archivo Carlos Esplá reúne sus fondos bajos grandes temas para facilitar su acceso
  4.  También ofrece otras características como mapa de sitio, enlaces y un foro (que no funciona según lo revisado). Este último puso en duda si colocar este archivo bajo la tipología web site con servicios extras ya que podría considerarse un web site con servicios extras, sin embargo es clave el papel que juega el catálogo y la digitalización de sus fondos lo que permite clasificarlos bajo la categoría Web-instrumento de descripción

Enlaces de interés

Estrategias y uso de social media en la National Archives
Incluye uso de Mobile Apps

Metodología de análisis y evaluación de recursos digitales en línea

Documento consultado

Betlem Martínez Raduà. Artículo 6.6. Archivos e Internet [en línea]. En Cristòfol Rovira; Lluís Codina (dir.). Máster en Documentación Digital. Barcelona: Área de Ciencias de la Documentación. Departamento de Comunicación Audiovisual. Universidad Pompeu Fabra, 2009. http://www.documentaciondigital.org

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