Creación de un repositorio digital con recursos limitados

Posted on Actualizado enn

La amenaza es evidente: lo que no exista en las redes, no existirá como materia de información o de investigación…y los repositorios pueden combatir esa amenaza.

Un repositorio sirve para publicar en Internet, normalmente con acceso libre. Es además una gran base de datos que incluye los documentos digitales o digitalizados que forman los fondos y colecciones de una unidad de información. Por lo general, los repositorios albergan la producción de una institución con la finalidad de conseguir más visibilidad, difusión y prestigio de sus autores. Contribuyen al movimiento mundial de acceso abierto gracias a que deposita su producción académica de forma gratuita. Y posibilita una mejor preservación de sus fondos, puesto que se promueve la digitalización retrospectiva de sus colecciones, y el acceso a la documentación original queda restringido a casos concretos.

Según OpenDOAR, el directorio mundial de repositorios académicos de acceso abierto, existen actualmente en el mundo más de 1.800 depósitos digitales, de los cuales 900 son europeos y 132 latinoamericanos.

Primer paso: diagnóstico y estrategia

Se deberá tener en cuenta la planificación estratégica de la institución en la que se quiere crear el repositorio, a fin de sumar esfuerzos entre las áreas de la organización y dar cumplimiento a la estrategia general existente. Se debe tratar de preparar el proyecto de manera que sea financiable y tenga el interés de los directivos. Tras identificar los objetivos marco a los que puede dar cumplimiento la creación de un repositorio, el análisis debe continuar con la descripción de los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto: personales, de infraestructura y, sobretodo, de las colecciones susceptibles de ser depositadas, sean de documentos nacidos digitales o de documentos analógicos.

Es recomendable basarse en directrices que normalizan los procesos de digitalización, por ejemplo los estándares que publican regularmente instituciones como el Consorcio de Bibliotecas Universitarias de Cataluña (CBUC).

Segundo paso: obtener cobertura legal

Es importante conocer cuando una obra pasa a dominio público además establecer reglamentos o políticas de publicación. Las licencias Creative Commons (CC) basadas en el copyright y en la legislación de cada país, permiten al autor especificar a priori los usos que se pueden llevar a cabo con su obra. Hay 6 licencias CC diferentes, desde la más permisiva a la más restrictiva.

Tercer paso: recursos

  • Hardware

La elección entre un sistema de arquitectura informática local o externa depende de diversos factores, básicamente relacionados con las finanzas de la institución. No hay una única respuesta. Si la institución no tiene un equipo informático estable y personal técnico, será más rápido y barato empezar ubicando el repositorio en un sistema externo. Pero a largo plazo será más caro mantener esa estructura externa. En todo caso, cuando la medida de las organizaciones lo permite, lo lógico es establecer alianzas con los departamentos informáticos de la propia institución.

  • Software

La tendencia mundial es implementar los repositorios con software libre. Las comunidades internacionales que apoyan los programas en los que se basan los repositorios (comunidades DSpace, OJS, EPrints, etc.) son importantes (por la cantidad de instituciones implicadas, por el volumen de usuarios, etc.), lo cual ya en sí mismo una garantía de continuidad.

La elección del software se produce normalmente en base al tipo de documentación que deba almacenar, y no existe un único sistema con soluciones ideales para todos los casos. Por ejemplo, OJS parece el más indicado para gestionar la publicación de revistas digitales, CONTENTdm podría ser una buena solución para gestionar un repositorio de imágenes y DSpace para documentos de investigación, materiales docentes, tesis doctorales, etc.

Los dos sistemas más comunes, según OpenDOAR, son DSpace (37.5%) y EPrints (16.1%). Estos son fáciles de instalar y mantener, y gestionan todo tipo de formatos.

Por otra parte, es una recomendación generalizada que los repositorios de dimensiones medias y altas se construyan sobre un sistema de bases de datos, como Oracle, Microsoft SQL, o MySQL, para garantizar la flexibilidad a largo plazo y las posibilidades técnicas que surgen al trabajar en estructuras más sólidas. En caso de querer trasladar un repositorio de un sistema al otro se debe tener la seguridad de que los datos serán en formatos estándares, como XML.

Existen diversas comparativas que calculan las similitudes y diferencias en materia de coste-beneficio a partir de las novedades que se producen en cada programa. Un ejemplo reciente es A comparative analysis of institutional repository software, presentada en julio de 2010 en Madrid, en la International Conference on Open Repositories.

  • Metadatos

Los documentos que se introduzcan en el repositorio deberán estar descritos utilizando un conjunto de metadatos basado en estándares internacionales y mínimamente normalizados. El estándar de metadatos más ampliamente utilizado es el Dublin Core . Si los documentos se incluyen a través del autoarchivo se debe establecer un proceso de trabajo que permita la revisión al personal bibliotecario para completar y validar la información.

La mayoría de los repositorios son conformes con el protocolo de interoperabilidad creado por la Open Archives Initiative: OAI-PMH (Open Archives Initiative – Protocol for Metadata Harvesting). El cumplimiento de este protocolo es totalmente recomendable (si no imprescindible) ya que asegura que los recursos se puedan recuperar conjuntamente con otros repositorios y incrementar de este modo la visibilidad de los documentos contenidos. Para cumplirlo se deben seguir las especificaciones que podemos encontrar en su página web http://www.openarchives.org/pmh/ y http://www.oaforum.org/tutorial/ y registrarnos como proveedores de datos (data providers).

  • Personal

Para la implementación y mantenimiento del repositorio necesitaremos la implicación de diversas unidades. Necesitaremos del núcleo directivo dar soporte, entre otros, a los temas relacionados con la captación de contenidos (elaboración de la política institucional, financiación de los proyectos de digitalización, etc.), de la biblioteca llevar a cabo las tareas de coordinación y de introducción y/o revisión de los metadatos de los documentos; y del servicio informático (si hemos decidido establecer nuestro propio repositorio) para llevar a cabo las tareas de mantenimiento del hardware, software, estadísticas, preservación y gestión de los objetos. Es habitual que un responsable de repositorio coordine los esfuerzos de las personas y unidades que intervengan en el depósito.

Cuarto paso: implementación

  • Planificación de tareas

Consiste en trazar los pasos a seguir a corto y medio plazo hacia un escenario deseado a largo plazo, y asignar los recursos necesarios, personales y materiales, para que cada paso sea realizado satisfactoriamente, en un calendario que responda a los compromisos del proyecto con la institución.

  • Carga de objetos y metadatos

La carga de los documentos digitales y la descripción por metadatos, propiamente dicha, depende nuevamente del sistema de gestión que se utilice en cada repositorio. El repositorio deberá contener un mínimo de documentos para poder ser considerado un servicio en producción más que un proyecto experimental. El crecimiento del contenido del repositorio, por otra parte, deberá ser permanente.

  • Publicación y evaluación

La Fundación Española para la Ciencia y la Tecnología (FECYT) y la Red de Bibliotecas Universitarias (REBIUN) han editado recientemente la  Guía para la evaluación de repositorios institucionales de investigaciónque sistematiza un proceso de evaluación de repositorios institucionales.

  • Preservación y seguridad del repositorio

Ver post 

Quinto paso: promoción

Establecer alianzas estratégicas, dentro y fuera de la organización, es el primer paso. Dar a conocer y formar en el uso a los clientes potenciales de la propia institución o empresa, dar de alta en directorios y portales, como OAI Data providers, OpenDOAR, BuscaRepositorios, e Hispana, o en sistemas de Ranking web, como el de Repositorios del mundo que mantiene el Laboratorio de Cibermetría del CSIC.

La presencia en congresos y publicaciones científicas y profesionales de bibliotecas, archivos y museos es una buena práctica, puesto que da visibilidad de la actividad profesional en la organización responsable del servicio de información.
Por último, utilizar de manera sistemática y programada las herramientas 2.0 es recomendable para garantizar un posicionamiento del repositorio en el sector en el que se encuentre la institución o empresa responsable de haberlo impulsado.

Estudio de caso

Breve análisis de un repositorio de acceso abierto (disponible en http://www.opendoar.org, o en cualquiera de su elección) y en base a los aspectos sobre “visibilidad” contenidos en la Guía para la evaluación de repositorios institucionales de investigación: v. 1.0  determinar:

1. Datos identificativos del repositorio.

1.1. Nombre del repositorio:
1.2. Institución/es que lo mantiene/n:
1.3. Breve descripción del contenido:
1.4. URL de acceso:

2. Valoración de su visibilidad (1 a 3: 1 debe mejorar; 2 suficiente; 3 excelente).

2.1. Mención del repositorio en la página principal de la institución:
2.2. Presencia en directorios nacionales e internacionales:
2.3. Presencia en recolectores nacionales e internacionales:
2.4. Existencia de un nombre normalizado en todos ellos:
2.5. Existencia de una URL amigable:

3. Total puntos (suma de los anteriores):

4. Valoración personal del repositorio (10 líneas máximo).

1. Datos identificativos del repositorio.

Nombre del repositorio
SciELO Salud Pública/SciELO Public Health

Institución/es que lo mantiene/n
FAPESP – Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo
BIREME – Centro Latinoamericano y del Caribe de Información en Ciencias de la Salud de la Organización Panamericana de la Salud

Breve descripción del contenido
SciELO Salud Pública es una biblioteca electrónica online de revistas científicas en salud pública. Tiene por objetivo proveer acceso universal e integrado a las revistas científicas en salud pública relacionadas con los países de Iberoamérica. (Tomado del sitio web)

URL de acceso
http://www.scielosp.org/scielo.php?lng=es

2. Valoración de su visibilidad (1 a 3: 1 debe mejorar; 2 suficiente; 3 excelente).

2.1. Mención del repositorio en la página principal de la institución: 2

SciELO hace mención en la página principal. Por otro lado, las instituciones encargadas de SciELO Salud Pública como:
BIREME Sí hace mención en la página principal
FAPESP No hace mención en la página principal http://www.fapesp.br/
OPS Oficina central No hace mención oficial pero a BIREME sí, esto representaría una forma indirecta de hacer mención a SciELO Salud Pública http://new.paho.org/hq/index.php?lang=es

2.2. Presencia en directorios nacionales e internacionales: 2

Los directorios donde está presente son
OpenDOAR Sí
BuscaRepositorio No
OpenArchive Forum No se pudo comprobar ya que el sistema presenta fallas hasta la fecha de hoy 27 Marzo 2011
En sistemas de Ranking web
Repositorios del mundo Sí. Vale señalar que SciELO como un todo se encuentra en el primer lugar del ranking mundial de portales de acceso abiertos http://repositories.webometrics.info/topportals.asp?zoom_highlight=scielo lo que influye en la promoción de su vertiente SciELO Salud Pública.

2.3. Presencia en recolectores nacionales e internacionales: 1

En este módulo SciELO se considera como un recolector, por lo tanto SciELO Salud Pública si está incluido como repositorio. No se ha encontrado en otros recolectores mencionado en el módulo.

2.4. Existencia de un nombre normalizado en todos ellos: 1
2.5. Existencia de una URL amigable: 3

3. Total puntos: 9/15

4. Valoración personal del repositorio (10 líneas máximo).
Si establecemos como máximo puntaje 15 (3 como nota excelente en cada pregunta) el valor de 9 indicaría que SciELO salud pública recién empieza a superar su visibilidad. Sin embargo aún queda mucho camino por recorrer, posiblemente con la aparición de SciELO en el primer lugar del ranking mundial ayude a que recolectares como DRIVER u otros pueda mejorar más su visibilidad.

Enlaces de interés

OpenDOAR
ROARMAP (Registry of Open Access Repository Material Archiving Policies)
Guía para la evaluación de repositorios institucionales de investigación: v. 1.0

Documento consultado

Ciro Llueca. Artículo 6.9. Creación de un repositorio digital con recursos limitados [en línea]. En Cristòfol Rovira; Lluís Codina (dir.). Máster en Documentación Digital. Barcelona: Área de Ciencias de la Documentación. Departamento de Comunicación Audiovisual. Universidad Pompeu Fabra, 2009. http://www.documentaciondigital.org

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s