Aplicación de EAD (Encoded Archival Description): estructura, uso e implementación

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De forma general, la EAD es una estructura de datos normalizada que reproduce en formato digital los instrumentos de descripción archivística. Su esquema jerarquizado se denomina DTD (Document Type Definition). Estas herramientas están asociadas y accesible a través de la Sede Web oficial EAD, que forma parte del Web de la Library of Congress, siendo respaldado por la Society of American Archivist.

EAD es una DTD XML que refleja la estructura lógica y jerárquica de un instrumento de descripción de archivo, que es compatible con la norma internacional para la descripción de material de archivo (ISAD-G) y que posibilita la difusión, acceso y navegabilidad, a través de la tecnología de redes, de información descriptiva de archivo.

Los documentos EAD pueden “aprovechar” todas las posibilidades aplicables a los archivos XML. Por ejemplo, los archivos EAD pueden ser enlazables entre sí, enlazadas partes de ellos, o integrar imágenes de los documentos descritos empleando XLink (W3C-XLink, 2004), una especificación que permite crear hiperenlaces multidireccionales, anclados a cualquier elemento y de los cuales es posible controlar su activación y su modo de presentación, entre otras cosas. Sería posible, también, utilizar el DOM (W3C-DOM, 2004), una API (Application Program Interface) orientada a objetos para diseñar una interfaz que permita de forma automática obtener distintas opciones de salida con el mismo conjunto de datos EAD (con lo que esto representaría para la aplicación práctica de las reglas de descripción multinivel).

Por otra parte, junto a la capacidad de XML para codificar información descriptiva, hoy día las posibilidades de integración de las especificaciones metadata en un modelo de gestión de registros electrónicos pasan por RDF (Resource Description Framework). RDF, desarrollado, como XML, por el World Wide Web Consortium (W3C-RDF, 2004), es una infraestructura que permite codificar, intercambiar y reusar metadatos estructurados. Esta infraestructura fomenta la interoperatividad de los metadatos por que permite aunar convenciones semánticas y codificación sintáctica con conexiones estructurales bien definidas. RDF no obliga a utilizar una semántica concreta, pero las posibilidades más adecuadas de definir una estructura semántica que refleje las necesidades comunes, las ofrece XML (eXtensible Markup Language), ya que puede ser una sintaxis común para el intercambio y procesamiento de los metadatos.

Los profesionales deben conocer EAD y acercarse a XML ya que han de intervenir en el necesario proceso de revisión del modelo[2].

Recursos de ayuda

Estudio de caso

Apoyándote en el articulo de hipertext.net (http://www.hipertext.net/web/pag223.htm) y/o el artículo que aparece en este módulo, busca en la Web algunos desarrollos y aplicaciones Web que apliquen EAD. Analiza estas páginas y haz una lista de posibles opciones de aplicación Web de EAD (con enlaces de ejemplo)

Los siguientes sitios web aplican EAD:
Yale University Finding Aids es una base de datos para la búsqueda de materiales de archivos y manuscritos de la Universidad de Yale. Su propósito es proporcionar información acerca de la creación, el contexto histórico, la disposición y contenido de las colecciones de archivos y manuscritos. Además de contar con un buscador, se puede navegar por la base de datos a través de distintas entradas (Manuscripts and Archives, Arts Library, etc.)

La presentación de resultados se agrupa por las entradas mencionadas arriba pero es el detalle de cada resultado lo que resalta de esta base de datos ya que está bien estructurado y es fácil de entender, pero todavía no llega al nivel de ítem.

El OAC (Online Archive of California)  desarrollado por la Universidad de California. Además del buscador permite la búsqueda por institución, colecciones y por ubicación geográfica. En cuanto a su presentación de resultados también llega a ser clara y si llega al nivel de ítem.

Si tuviéramos que resaltar las posibles opciones de aplicación de la EAD de lo revisado de ambos ejemplos se podría destacar:

  • La descripción en varios niveles (colección, serie, ítem) caso OAC
  • En cuando al nivel de colección, se puede destacar:
    • La descripción de los datos “básicos” (ver Overview de Yale), información administrativa, información acerca del creador, etc.
  • Sobre las facilidades para restringir la búsqueda OAC tiene opciones de las cuales se destaca: limitar por institución, fecha, nivel (por ejemplo serie)

Enlaces recomendados

Documentos consultados

  1. Eduardo Peis. Artículo 6.4. Aplicación de EAD (Encoded Archival Description): estructura, uso e implementación [en línea]. En Cristòfol Rovira; Lluís Codina (dir.). Máster en Documentación Digital.Barcelona: Área de Ciencias de la Documentación. Departamento de Comunicación Audiovisual. Universidad Pompeu Fabra, 2009. http://www.documentaciondigital.org
  2. PEIS, Eduardo; RUIS-RODRÍGUEZ, Antonio A. (2004). EAD (Encoded Archival Description): Desarrollo, estructura, uso y aplicaciones [on line]. “Hipertext.net”, núm. 2.

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