La normalización de la descripción archivística

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Una de las tareas básicas y esenciales es la descripción de la organización archivística junto con la clasificación y la ordenación.  La descripción permite un análisis detallado de los fondos y de los documentos que se producen, con la finalidad de sintetizar, condensar y sistematizar la información que contienen para ofrecerla a los interesados, ya sea para facilitar el control archivístico de los documentos, para facilitar la gestión o información administrativa o para permitir el acceso y utilización de los documentos por parte de los usuarios.

Hay que  tener en cuenta que en los últimos  años se han realizado grandes avances en la normalización de las técnicas archivísticas mediante la elaboración de normas generales para la clasificación, la transferencia de documentación, la valoración documental, el acceso o la descripción tanto en el ámbito local como nacional o internacional.

La norma ISAD (G) es una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas y no pretende sustituir normativas específicas que cada comunidad archivística nacional debe desarrollar, sino precisamente guiar e impulsar su elaboración. ISAD(G) propone la descripción de cualquier tipo de documento de archivo y en cualquier fase de su ciclo de vida, pero está pensada sobre todo para la normalización de la descripción de documentos de conservación permanente. Puede ser utilizada en cualquier nivel de descripción (fondo, sección, serie, subserie, expediente y documento) pero está pensada para ser utilizada preferentemente en los niveles superiores de descripción (fondo y serie).

Ejemplo de aplicación de la norma ISAD(G) en la descripción de fondos de archivo

En el caso de control de autoridades o normalización del lenguaje documental ésta se basa en la confección de un fichero de autoridades. La norma ISAAR (CPF) es una derivación de la norma ISAD (G) y desarrolla los aspectos relacionados con el control de la forma y el contenido de los puntos de acceso en los sistemas de información archivística, centrándose en el control de los puntos de acceso vinculados a la producción de los documentos es decir, a los órganos productores.

En este sentido, ISAAR (CPF) significa Norma Internacional para Registros de Autoridad Archivísticos de Instituciones, Personas y Familias [International Standard Archives Authority Register (Corporations, Peoples, Family)].

Para el caso de la Web y los archivos se cuenta con la Descripción Archivística Codificada (EAD). El origen de lo que será EAD es por el año 1993 y en Estados Unidos donde Universidad de California (Berkeley) impulsa un proyecto para investigar la viabilidad y conveniencia de crear un estándar codificado para instrumentos de descripción electrónicos que permitiese su búsqueda en la World Wide Web.

La EAD es una norma de estructura de datos que facilita y normaliza la distribución de instrumentos de descripción por internet y ofrece un entorno de almacenamiento de dichos datos estable y sin marca registrada, de forma que se puedan transferir o migrar de un sistema a otro sin ninguna dificultad.

Para garantizar esta estabilidad y versatibilidad, EAD ha seguido las reglas sintácticas del Standard Generalized Markup Language (SGLM) y del Extensible Markup Language (XML).

Estudio de caso

La Norma Internacional de Registros de Autoridad Archivísticos de Instituciones, Personas y Familias, ISAAR (CPF) – elaborada a partir de la norma ISAD (G)-, desarrolla aspectos relacionados con la forma y contenido de los puntos de acceso en los sistemas de información archivística centrándose fundamentalmente en el control de los puntos de acceso vinculados a la producción de los documentos, es decir, a los órganos productores.

¿Cuáles son los motivos por los que la normalización internacional del control de autoridades comienza por los “órganos productores” (punto de acceso)?

Según Glòria Mora (2009) La norma ISAAR (CPF) comienza por este tipo de punto de acceso (los órganos productores) por las siguientes razones:

  • El nombre del productor de una unidad de descripción puede considerarse como el punto de acceso principal en una descripción de documentos de archivo teniendo en cuenta que el principio de procedencia es uno de los principios básicos de la archivística.
  • Hay distintas razones que justifican una gestión independiente de la información relacionada con el contexto de producción de la documentación, todas ellas relativas a la posibilidad de establecer lazos entre esta información y las descripciones de documentos de un mismo productor conservados separadamente. Dichos lazos, que únicamente serán posibles si existe una normalización y control de loS productores en la descripción, facilitaran la investigación histórica y una mejor gestión de la documentación.
  • Los  archivos que conservan documentos de una misma procedencia pueden compartir más fácilmente información sobre este productor si ésta ha sido tratada de una forma normalizada.

Enlaces de interés

EAD – Encoded Archival Description

Documentos consultados

Glòria Mora. Artículo 6.1. La normalización de la descripción archivística [en línea]. En Cristòfol Rovira; Lluís Codina (dir.). Máster en Documentación Digital.Barcelona: Área de Ciencias de la Documentación. Departamento de Comunicación Audiovisual. Universidad Pompeu Fabra, 2009. http://www.documentaciondigital.org

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